EDI คืออะไร?
ระบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) คือ ระบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลเอกสารทางธุรกิจ ระหว่างคอมพิวเตอร์ของผู้ค้าฝ่ายหนึ่งกับคอมพิวเตอร์ของผู้ค้าอีกฝ่ายหนึ่ง เช่น จากผู้ค้าปลีกไปยังผู้เสนอขายสินค้าหรือจากผู้เสนอขายสินค้าไปยังผู้ค้าปลีก ในรูปแบบที่กำหนดเป็นมาตรฐานสากล เพื่อให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลของทั้ง 2 ฝ่าย มีความสอดคล้องกัน เอกสารทางธุรกิจ เช่น ใบสั่งซื้อ, ใบกำกับสินค้า, ใบส่งของ ฯลฯ
EDI ทำงานอย่างไร ?
ขั้นตอนการทำงานของระบบ EDI มีดังนี้
1. มี EDI Gateway ( Tradesiam ) เป็นศูนย์กลางในการต่อเชื่อมระบบการแลกเปลี่ยนเอกสารธุรกิจ(ไปรษณีย์กลาง )มีหน้าที่ในการนำเอกสารจากองค์กรผู้ส่งไปส่งยังผู้รับในองค์กรต่าง
2. มี VANS (Value Added Networks) ที่เป็นเหมือนไปรษณีย์เขต มีหน้าที่ให้บริการการรับส่ง และแลกเปลี่ยนกันเอกสารข้อมูลจนถึงปลายทางอย่างถูกต้อง อีกทั้งดูแลระบบ EDI ให้ได้รับความปลอดภัยทางด้านข้อมูลที่สามารถแสดงผลด้วยการลงบันทึกรายงานในแต่ละวัน และทำงานตลอด 24 ชั่วโมง
3. End User ผู้ที่มีหน้าที่ในการรับ หรือส่งเอกสารผ่านทางระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์
ซึ่งเอกสารธุรกิจทั้งรับและส่ง โดยผ่านทางระบบ EDI นั้น จะต้องได้รับมาตรฐานการใช้รับส่ง และแลกเปลี่ยนเอกสารธุรกิจผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีใช้กันอย่างแพร่หลายทั่วโลก หรือที่สากลให้การยอมรับอย่าง UN/ EDIFACT
3. ข้อแตกต่างระหว่างการใช้ EDI กับ การสแกนเอกสารและใช้ E-mail ในการรับ-ส่งเอกสาร ? สำหรับองค์กรผู้รับเอกสาร สามารถนำข้อมูล EDI ที่ได้รับมาจากบริษัทคู่ค้าขึ้นสู่ระบบงานคอมพิวเตอร์ขององค์กรได้ทันที โดยไม่ต้องทำการบันทึกข้อมูลซ้ำ ซึ่งเป็นการลดระยะเวลาและข้อผิดพลาด แตกต่างจากการสแกนเอกสารและใช้ E-mail ในการรับ-ส่งเอกสารผ่านทาง Internet ซึ่งต้องเสียเวลาในการสแกน และไม่มีระบบในการยืนยันการส่งว่าผู้รับได้รับเอกสารที่ส่งให้หรือไม่ อีกทั้ง E-mail ไม่มีมาตรฐานสากลกำหนดตายตัวต่างจาก EDI ซึ่งข้อมูลต้องมีรูปแบบที่แน่นอน ภายใต้รูปแบบมาตรฐานสากล จึงทำให้ไม่เกิดปัญหาเรื่องความปลอดภัยในการส่งข้อมูลผ่านทางระบบ EDI ซึ่งความปลอดภัยของข้อมูลถือเป็นสิ่งที่สำคัญในงานธุรกิจเพราะข้อมูลทุกอย่างจะต้องเป็นความลับจากคู่แข่ง
ประโยชน์ของ EDI ต่อธุรกิจ
1.ช่วยลดข้อผิดพลาดของข้อมูล ปกติแล้วการป้อนข้อมูลเข้าระบบ มักจะมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก แต่เมื่อนำระบบ EDI มาใช้สามารถทำให้ลดข้อผิดพลาดลงได้
2.ช่วยลดงบประมาณ ในเรื่องของเอกสารและค่าจัดส่ง เช่น ค่าแสตมป์ ค่าพัสดุไปรษณีย์ และพนักงาน รวมถึงค่าจัดส่งที่ส่งผิด และการปฏิบัติงานที่ซ้ำซ้อนขององค์กรเนื่องจากได้รับข้อมูลที่ผิดพลาดซึ่งทำให้เกิดความเสียหายกับองค์กร ถ้านำระบบ EDI มาใช้จะช่วยลดความผิดพลาดและทำให้ลดต้นทุนในส่วนของความผิดพลาดนั้นลดลง
3.ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน เนื่องจากบริษัทสามารถจัดการกับเอกสารธุรกิจได้ถูกต้องในเวลาอันรวดเร็วก็ทำให้องค์กรสามารถลดต้นทุนที่เกิดจากความผิดพลาด หรือต้นทุนที่เกิดจากสินค้าคงคลัง และเกิดความได้เปรียบจากการดำเนินงานที่รวดเร็วเพราะทำให้องค์กรจะไม่ต้องพบกับปัญหาในเรื่องสินค้าขาดสต็อกในร้านค้าปลีก
4.ช่วยเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน ด้วยการผสมผสานกันระหว่างข้อดีของการช่วยลดงบประมาณ และลักษณะของผลิตภัณฑ์ที่ดีที่มีอยู่ชนิดเดียวในเวลานี้ มันมีความเป็นไปได้ที่องค์กรระหว่างประเทศจะเน้นการนำเอาระบบ EDI มาใช้ในการติดต่อระหว่างบริษัทในเครือสมาชิก ทั้งนี้ เพื่อให้บริษัทซึ่งเป็นผู้แข่งขันสามารถที่จะมีกระบวนการเทคโนโลยีที่สอดรับกับผลิตภัณฑ์ และนอกจากนั้นยังเป็นการเสนอการบริการที่ดีให้กับลูกค้าด้วย
5. เพิ่มความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้า ซึ่งเมื่อเกิดความผิดพลาดทั้ง 2 ฝ่าย มักจะโต้เถียงกันว่าใครเป็นฝ่ายผิด และทำให้เกิดความสูญเสียทั้ง 2 ฝ่าย
ที่มา : http://www.learners.in.th/blogs/posts/273996
เนื้อหาดีมากค่ะ ทำบล็อกก็สวยดีค่ะ
ตอบลบเนื้อหาน่าสนใจดีค๊
ตอบลบเนื้อหาดีมากคะ ^^
ตอบลบ